Realizacja obowiązku informacyjnego o ochronie danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy, że:

I. Administratorem Twoich danych osobowych jest Nadleśnictwo Czaplinek reprezentowane przez Nadleśniczego z siedzibą: ul. Kalinowa 1, 78-550 Czaplinek tel. 94 375 50 43, adres e-mail http://czaplinek@szczecinek.lasy.gov.pl

II. Z Inspektorem ochrony danych w Nadleśnictwie Czaplinek można skontaktować się poprzez e-mail http://iod@comp-net.pl

III. Cel przetwarzania oraz podstawę prawną przetwarzania danych osobowych:

Cel przetwarzania:

1. Nadleśnictwo przetwarza Twoje dane osobowe przede wszystkim ze względu na prawne obowiązki w związku z prowadzeniem gospodarki leśnej

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. c RODO w zw. z:

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach

• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego

• ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

• ustawa z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie

• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej

• ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020

2. Nadleśnictwo może przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. b RODO

3. Nadleśnictwo jest obowiązane do prowadzenia rachunkowości, przez co ciążą na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe) za wykonane przez nas usługi

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. c RODO z zw. z:

• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa

• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

4. Nadleśnictwo świadczy odpłatne usługi, dlatego mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. b i f RODO

5. Aby zapewnić bezpieczeństwo osób i mienia (dane osobowe pracowników, interesantów) a także obszarów leśnych – Nadleśnictwo prowadzi monitoring

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. c RODO z zw. z:

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy

• ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym

6. Nadleśnictwo jak pracodawca, zatrudnia pracowników i prowadzi rekrutacje na wolne stanowiska, co wiąże się z przekazywaniem przez Was życiorysów

Podstawa prawna: art. 6, ust.1, lit. a RODO - zgoda kandydata do pracy na dane wykraczające poza zakres danych wskazanych w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

art. 6 ust. 1, lit. b RODO w zw. z:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. (Dz.U.2018.917 ze zm.)

ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach

7. Nadleśnictwo prowadzi również działalność edukacyjną art. 6, ust.1, lit. a

IV. Okres przechowywania Twoich danych osobowych: Po realizacji umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa którego dotyczy postępowanie. Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetrzymywać te dane do czasu odwołania zgody. W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni. Po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania zapisu monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy. Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przetrzymywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat.

V. W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadasz następujące prawa:

• dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa masz możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,

• prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa możesz zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu, czy przetwarzaniu danych,

• prawo do usunięcia - korzystając z tego prawa możesz złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.

• prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa możesz złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać. Odblokowanie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania.

• prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany.

• prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, w wypadku jeżeli przetwarzania którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.

VI. Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie danych osobowych Ciebie dotyczących narusza przepisy prawa.

VII. Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych w tabeli za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa gdzie podanie danych jest obowiązkowe. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało nie zrealizowaniem celu, dla którego miały być przetwarzane.

VIII. Twoje dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.

IX. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

X. Państwa dane będą udostępnianie odbiorcom danych w sytuacjach wynikających z przepisów prawa. W niektórych sytuacjach Pana/Pani dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.